El cerebro racional: de la gestión del tiempo a la gestión por prioridades. Jueves 23 de marzo de 17:00 a 19:00 horas

Si ya habíamos abordado dos de los tres cerebros - reptiliano y emocional - en esta entrada recogemos cuestiones que vinculamos al cerebro racional y que relacionamos con la gestión del tiempo; incluso más allá de eso, gestión por prioridades. Una vez que tenemos suficiente energía - practicamos estrategias que vimos aquí - y siendo conscientes de que las emociones también influyen en nuestra vida y que debemos ir desarrollando inteligencia emocional como señalamos aquí, llega el momento de pensar y tomar decisiones. El cerebro racional es el que está relacionado con estas capacidades y con el uso de la lógica, el lenguaje y otras sofisticaciones. 

Conseguir nuestros objetivos requiere pasar por realizar una buena gestión de nuestro tiempo. Es una condición necesaria pero no suficiente. 

En este taller que impartimos el jueves 23 de marzo, se identificaron los clásicos ladrones del tiempo - que no pueden eliminarse pero sí pueden gestionarse - y se propusieron una serie de herramientas básicas para luchar contra el autosabotaje y realizar una gestión del tiempo basada en prioridades. 

Los ladrones del tiempo

Si no dejas que te roben tu dinero, ¿por qué dejas que te roben el tiempo? El tiempo vale más que el dinero. Como decía más arriba, existen una serie de ladrones del tiempo. No pueden eliminarse pero sí pueden combatirse o minimizarse. Entre ellos, destacan los siguientes:

1. Interrupciones: con las interrupciones en lugar de conseguir tener un "día de trabajo" tenemos "momentos de trabajo". Las interrupciones suponen una ruptura en tu ritmo de trabajo, tu intensidad y tu concentración, te convierten en una persona más lenta, aumentan tu estrés y ansiedad, desgastan tu motivación y disminuyen tu creatividad, te vuelven más irascible y pesimista y disminuyen tu autoestima. No se pueden eliminar por completo pero sí pueden gestionarse. Algunas sugerencias: identifica las 15 interrupciones más frecuentes que sueles sufrir, señala las más peligrosas, conciénciate previamente sobre la necesidad de concentración que requiere la tarea que te dispones a hacer y estate en guardia contra las interrupciones, ten cerca una libreta de tareas donde apuntar nuevas tareas si te llaman para encargártela. La apuntas y vuelves a concentrarte en lo que estabas haciendo. Si tienes ciertas rutinas y estás en posición de poder comunicarlas, hazlo y cuenta cuáles son las franjas horarias en las que estás más disponible para atender el teléfono y el correo electrónico. Frena a los pesados/as. Frena la cháchara o no la provoques tú. Pon el móvil en silencio, si te lo puedes permitir pide que no te pasen llamadas y haz ronda de llamadas en tus horas menos productivas, sé breve y directa. Ten siempre presente su plan contra las interrupciones. 
2. Improvisación: planificar las tareas y/o proyectos te permite conocer, estar preparada, avanzar, anticipar y aunque pareciera contradictorio para algunas personas, también te permite flexibilizar tu día a día - precisamente, porque te has anticipado -. Sin embargo, someterte a una continua improvisación y atender a las tareas según van viniendo, aumenta tu estrés. ¿Qué puedes hacer para combatir la improvisación? Identifica las 2 ó 3 tareas claves del día. Tienen una importancia real, tienen impacto en tus objetivos y suelen requerir más compromiso y entrega de tu parte. Debes cuidar los detalles y acometer esas tareas con concentración. Son las que verdaderamente de van a hacer crecer como persona y profesional y te van a acercar a tus objetivos. Elige el momento de mayor concentración de tu día para abordarlas, mantente firma y concentrada en terminarlas y pon lo mejor de ti en su abordaje. Luego, identifica tus tareas repetitivas. No son importantes pero suelen repetirse cada día. Por ejemplo, revisar el correo electrónico, leer suscripciones y blogs, etc. Estas tareas pueden abordarse en esas franjas horarias en las que disminuye tu concentración. Haz una lista de tareas y señala las que vas a hacer hoy. Dedica los últimos 10 minutos de la jornada a planificar las tareas del día siguiente. Repasa esas tareas a la mañana siguiente y confirma que efectivamente esas son las 2 - 3 tareas claves que debes hacer. Deja siempre un espacio para los imprevistos. La clave es concentrarse en terminar la tarea y evitar la multitarea. Divide las tareas complejas en simples. Planificar te permite ser más libre. 
3. Reuniones poco productivas o reunioadicción: en muchas empresas se estila que ante cualquier conflicto o situación improvisada se convoca una reunión. Suelen alargarse en el tiempo y sin ningún objetivo concreto. ¿Qué hacer si te han convocado a una reunión? Intenta averiguar los objetivos de la misma, sé activa, dinámica, participativa, aprovecha para aprender de los demás, lleva lápiz y papel y anota cuestiones importantes, si ves que la gente no habla pero tú quieres hablar, hazlo, escucha también activamente al resto de participantes y si te han pedido que debes aportar algo para la reunión, prepáralo todo muy a conciencia de manera previa y no hagas esperar a tus compañeros. ¿Qué hacer si eres tú quien convoca la reunión? Asegúrate de que todas las personas que han sido convocadas saben el motivo de la reunión días antes o por lo menos, horas. Al iniciarla, deja claro el objetivo de la reunión y lo que esperas de los participantes. La reunión no debería durar más de 25 - 30 minutos. Se usan para tomar decisiones. Adopta un papel proactivo, genera debate, haz preguntas. Al finalizar la reunión, elabora un acta de la misma, con conclusiones y compromisos adoptados, asignación de responsabilidades y envíalo a los participantes
4. Televisión: la televisión roba nuestro tiempo, nuestra energía, nuestra atención, nuestras ideas e incluso merma nuestra autoestima. Es adictiva. Nos hace entrar en círculos viciosos, consumiendo cada vez más y sintiéndonos cada vez peor por el tiempo que estamos perdiendo y la postergación de las tareas. ¿Cómo podemos usarla? Analiza lo que ves y no te mientas. ¿Cuántas horas de TV ves al día? Ve reduciendo poco a poco. Disminuye 30 minutos en la primera semana. Piensa en nuevas actividades que puedes hacer durante esos 30 minutos nuevos diarios de los que dispones. Establece límites de consumo, come y cena sin TV. Deja de hacer zapping. Haz tu programación televisiva y cuando haya pasado una semana, sigue reduciendo el consumo. 
5. Internet, mensajería instantánea y redes sociales: cada click que se hace en internet tiene una consecuencia para ti. Internet genera ansiedad. ¿Qué manejo puedes hacer? Destina un momento del día para leer blogs que hayas previamente seleccionado. De tus temas profesionales y/o personales que te interesen. Desinstala notificaciones y avisadores. Si puedes eliminarlos, mejor. Elige bien qué vas a consumir y evitar clickear en noticias, vídeos, fotografías que aparecen en numerosas ventanas que tienes abiertas. Analiza la posibilidad de desinstalar y eliminar aplicaciones de tu vida diaria. Busca formas de comunicación más controladas y menos intrusivas. Correo electrónico es menos intrusivo que whatsapp, por ejemplo. Si vas a seguir usando mensajería instantánea, al menos, ciérralas mientras estás con esas 2 - 3 tareas clave que había señalado más arriba. Identifica bien en qué redes sociales quieres estar y/o debes estar. Pon un límite de tiempo a su consumo.
6. Correo electrónico: si puedes, no empieces el día mirando el correo electrónico. Es mejor empezar por resolver 1 - 2 tareas claves. Si dependes mucho del correo electrónico en tu trabajo, puedes hacer una visual al principio del día y responder sólo a aquello que es verdaderamente importante. Eliminar las notificaciones instantáneas que te avisan de nuevo correo electrónico en el móvil. No dejes abierta la ventana del correo electrónico en la pantalla de tu ordenador. Fija un horario para gestionar el correo. Sería bueno gestionarlo en momentos en que estés menos concentrada. Vacía al máximo tu bandeja de entrada de correo electrónico. Descarga siempre los archivos adjuntos en el PC y elimina el correo siempre que se pueda. Maneja bien el asunto del correo para que sea fácil encontrarlo por ti misma y por los destinatarios a los que va dirigido. Sé breve, concisa y directa en el correo. No leas el correo electrónico cuando estés descansando. Recuerda que el correo debe estar a tu servicio y no tú a su servicio. 
7. Móvil y/o teléfono inteligente: realizar un mal uso del teléfono merma tu concentración, disminuye tu descanso, te crea una falsa sensación de estar haciendo y sin embargo, mientras hablas, no haces, sólo hablas. Puede influir incluso en tu propia salud. ¿Qué puedes hacer para manejarlo mejor? Recuerda que es una herramienta que está a tu servicio. Realiza llamadas con propósito, frena la cháchara, si puedes, crea "rondas de llamadas", silencia el teléfono cuando estés en tareas claves, comunica tus rutinas y no te sientas mal cuando no respondas inmediatamente. 

Dos sugerencias fundamentales: agenda y cuadrante de urgencia/importancia

Hasta aquí hemos hablado de los clásicos ladrones del tiempo. Sin embargo, muchas veces, somos nosotras mismas quienes nos hacemos autosabotaje. A continuación, te proponemos dos sugerencias para realizar una mejor gestión del tiempo: 

1)Usa el cuadrante de urgencia/importancia. En un folio, dibuja un cuadrante formado por dos filas y dos columnas. Con vista a una semana completa, en el primer cuadrante, apuntamos las tareas que son urgentes/importantes. Tareas que tenemos que hacer porque nos hemos comprometido y cuyos plazos vencen. En el segundo cuadrante de la derecha de la primera fila, colocamos las tareas que son no urgentes/importantes. Son tareas estratégicas que nos permiten lograr nuestros objetivos. O tareas que forman parte de un proyecto y para las que aún contamos con suficiente tiempo. Es posible que si sueles postergar esas tareas, al final, termines por colocarlas en el primer cuadrante de urgente/importante. Lo ideal sería  que esto no ocurriese. Sería síntoma de que realizas una buena gestión de tu tiempo. En la segunda fila, primer cuadrante coloca tareas que son urgentes/no importantes. Son las clásicas tareas que hay que hacer pero que podrían delegarse. No requieren de tu conocimiento concreto sino que otra persona podría hacerlas. Aquellas personas que no son capaces de delegar tareas tienen un problema de querer controlarlo todo. Siempre que puedas, delega tareas. Si no puedes, deja esas tareas para cuando baje tu concentración. En el cuarto cuadrante (segunda fila y segunda columna) coloca tareas que son no urgentes y no importantes. Son las pérdidas de tiempo. Intenta evitar estar ahí mucho tiempo. A medida que vayas avanzando, irán disminuyendo las tareas de cuadrantes 1,3 y 4 y casi todas las tareas estarán en cuadrante 2. Eso significará que estás haciendo un buen uso de tu tiempo y que no trabajas con estrés/ansiedad y no postergas tareas.

 

2)Usa agenda de papel. Una vez que tienes tu cuadrante de urgencia/importancia, escoge 2 - 3 tareas claves para el lunes. Puedes añadir un par más. 5 como máximo. Concéntrate en terminar esas tareas. No hagas listas interminables de tareas para un día. Es mejor que sitúes otras tareas en martes. Si el lunes, has sido capaz de tachar las 5 tareas asignadas, puedes seguir avanzando con las que tienes señaladas para el martes. Mentalmente, no es lo mismo dejarse tareas sin tachar en el día, que tachar tareas que estaban previstas para el día siguiente. 

Y recuerda, lo más importante de todo es CONCENTRARSE EN TERMINAR LA TAREA CLAVE Y PRACTICAR LA MONOTAREA. 

Ejecuta ORMEX con el apoyo de Diputación de Badajoz.